Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen1

Was?	Frist	Rechtliche Grundlagen
Behandlungsunterlagen
Aufzeichnung über zahnärztliche Behandlungen (Befundaufnahme, Aufklärungsbögen, Einwilligungen, zahnärztliche Behandlungsdaten, diagnostische Unterlagen, Gutachten, Arztbriefe)	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	630f Abs. 3 BGB2, § 12 Abs. 1 MBO der BZÄK Hinweis: § 199 Abs. 2 BGB Ablauf der Verjährungsfrist im Schadensrecht nach 30 Jahren
	10 Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Behandlung abgerechnet wurde, soweit nicht andere Vorschriften eine abweichende Aufbewahrungszeit vorschreiben	§ 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z
Auslandsbehandlung überund zwischenstaatliches Krankenversicherungsrecht: Erklärung Vordruck 81 und Kopie Dokumentation Vordruck 80	2 Jahre	Merkblatt vertragszahnärztliche Versorgung im Ausland versicherter Personen Vereinbarung zum Zwischenstaatlichen Krankenversicherungsrecht § 2 Abs. 3 Satz 4
Betäubungsmittelrezept (Formblatt	3 Jahre	§ 8 Abs. 5 BtMVV
Betäubungsmittelanforderungsschein (Formblatt)	3 Jahre ab der letzten Eintragung	§ 10 Abs. 4 BtMVV
Betäubungsmittelbücher	3 Jahre ab der letzten Eintragung	§ 13 Abs.3 Satz 1 BtMVV
Durchschrift von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB2
Durchschrift von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen	mindestens 12 Monate ab Tag der Ausstellung	Anlage 14b BMV-Z BMV-Z Abschnitt C Erläuterung und Ausfüllhinweise zu den Formularen aus dem vertragsärztlichen Bereich, die auch für den vertragszahnärztlichen Bereich anzuwenden sind.
Heil- und Kostenpläne KBR, PAR, ZE³	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB2 + § 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z
Heil- und Kostenpläne ZE (Regel- und gleichartige Versorgung)	mindestens 2 Jahre entsprechend der Gewährleistungspflicht	§ 136a Abs. 4 SGB V, Gewährleistungsfrist
Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und Kfo)	5-15 Jahre mindestens 5 Jahre und im Falle von implantierbaren Produkten mindestens 15 Jahre aufzubewahren	§ 7 Abs. 5 Satz 3 MPV
Krankenscheine/-ausweis: Bundeswehr, Zivildienst, Polizei, Sozialamt, Bundesversorgungsgesetz u. a.	2 Jahre, mindestens bis zur Abrechnung (hierbei handelt es sich um eine Empfehlung, keine gesetzliche Regelung)	regionale Vereinbarungen der KZVen
Laborrechnungen	siehe >> Steuerliche Unterlagen und Buchungsbelege
Materialbelege (KBR, Kfo, ZE)	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB²
Modelle (Situations- und Planungsmodelle): ZE, KFO, PAR, KBR	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630 f Abs. 3 BGB § 12 Abs. 1 MBO der BZÄK und neu § 8 Abs. 3 BMV-Z
Parodontalstatus (Blatt 1 und 2)	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB2
Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen	siehe >> Röntgen
Terminbuch	10 Jahre die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs	§ 147 Abs. 1, 3, 4 AO
Personalunterlagen¹¹
Abrechnungsdaten/ Buchungsbelege	10 Jahre, ggf. 6 Jahre (sofern weder Buchungsbelege nicht Bilanzunterlagen)	§ 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB
Arbeitszeitnachweise bei einer über eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehenden Arbeitszeit	2 Jahre Bei Jugendlichen: mindestens bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung (§ 50 Abs. 2 JArbSchG)	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei	mindestens bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers	§ 3 Abs. 4 ArbMedVV AMR 6.1. 2 Absatz 4
Arbeitszeitnachweis über 8 Stunden täglich	2 Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Ärztliche Bescheinigungen über Untersuchungen der Arbeitnehmer (arbeitsmedizinische Vorsorge - bescheinigungen)	bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers, 10 Jahre ab Ausscheiden, Arbeitnehmer erhält Kopie	§ 3 Abs. 4 ArbMedVV
	bis zum 18. Lebensjahr des Arbeitnehmers	§ 41 JArbSchG
Aufbewahrung Bewerberunterlagen	3 Monate/max. 6 Monate	§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Aufzeichnung über Beschäftigung werdender/stillender Mütter	mindestens bis zu 2 Jahren nach der letzten Eintragung	§ 27 Abs. 5 MuSchG
Einweisung des Personals in Bedienung von Medizingeräten gemäß Medizinproduktegesetz bzw. Medizinprodukte- Betreiberverordnung	Aufbewahrung empfohlen	§ 4 Abs. 3 MPBetreibV
Fortbildungsnachweis Vertragszahnarzt	Nachweis spätestens 2 Jahre nach Ablauf des 5-Jahres-Zeitraumes	§ 95d Abs. 3 SGB V
Gehaltslisten/Gehaltsquittungen	10 Jahre	§ 147 Abs. 1, 3, 4 AO
Jugendschutzunterlagen	2 Jahre nach der letzten Eintragung	§ 50 Abs. 2 JArbSchG
Kommunikations-/Kontaktdaten	3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses	§ 195 BGB
Lohn- und Gehaltskonten, Lohnsteueranmeldung	10 Jahre, ggf. 6 Jahre (sofern weder Buchungsbelege nicht Bilanzunterlagen)	§ 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB
Sonstige Unterweisung von Mitarbeitern	5 Jahre empfohlen, weitere 5 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters
Stammdaten	10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses	§ 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB
Unterweisung Jugendlicher über Gefahren gemäß Jugend arbeitsschutzgesetz	Aufbewahrung empfohlen in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich, zu wiederholen	§ 29 JArbSchG
Unterweisung zum Umgang mit Biologischen Arbeitsstoffen	Aufbewahrung empfohlen	BioStoffV § 14 Absatz 4, TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3
Unterweisung nach Strahlenschutzverordnung	vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich	§ 63 (1) StrlSchV
Unterweisung über auftretende Gefährdungen und entsprechende Schutzmaßnahmen/ Unterweisung zum Umgang mit Gefahrstoffen	Aufbewahrung empfohlen	§ 14 Absatz 2 Satz 1 Gef- StoffV DGUV Vorschrift 1 § 4
	bei UV-Strahlung: 30 Jahre vorgeschrieben	§ 3 Abs. 4 Satz 5 OStrV
Unterweisung Anspruch auf arbeitsmedizinische Vorsorge	Aufbewahrung empfohlen	TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3, ArbMedVV
Vertragsdaten	10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses	§ 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB
Prüfnachweise
Feuerlöscher (Prüfberichte, Prüfvermerke)	2 Jahre empfohlen	ASR 2.2 7.5.1 Satz 1; 7.5.2 Satz 1
Gefahrstoff-Messungen	30 Jahre empfohlen	§ 7 Abs. 8 GefStoffV, § 199 Abs. 2 BGB
Gefahrstoff-Sicherheits - datenblatt	10 Jahre	Art. 36, Satz 1 REACH-Verordnung (EG Nr. 1907/2006)
Medizinproduktebuch	5 Jahre nach Außerbetriebnahme	§ 12 Abs. 3 MPBetreibV
Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen (STK)	bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle (Kontrolle mind. alle 2 Jahre)	§ 11 Abs. 3, 1 Satz 3 MPBetreibV
Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren	mindestens 1 Jahr	DIN 58 946, DIN 58 947
Röntgen
Aufzeichnung über Einweisung bei Inbetriebnahme	für die Dauer des Betriebes	§ 98 Abs. 4. StrlSchV
Aufzeichnungen sowie Röntgenbilder, digitale Bilddaten und sonstige Untersuchungsdaten	1. im Falle von Behandlungen für eine Dauer von 30 Jahren 2. im Falle von Untersuchungen a) einer volljährigen Person für eine Dauer von 10 Jahren, b) bei einer minderjährigen Person bis zur Vollendung ihres 28. Lebensjahres	§ 85 Abs. (2) Satz 1 und 2 StrlSchG
Konstanzprüfung	10 Jahre nach Abschluss der Prüfung	§ 117Abs. (2) Satz 2 StrlSchV
Mitarbeiterunterweisung	5 Jahre	§ 63 (6) StrlSchV
Protokoll der Abnahmeprüfung, Referenzaufnahmen	Dauer des Betriebes, mindestens jedoch 3 Jahre nach dem Abschluss der nächsten vollständigen Abnahmeprüfung	§ 117Absatz (2) 1 StrlSchV
Bereithalten des Gesetzestextes	elektronische Speicherung der Strahlenschutzverantwortliche muss dafür sorgen, dass das Strahlenschutzgesetz und die Strahlenschutzverordnung zur Einsicht ständig verfügbar gehalten werden	§ 46 StrlSchV
Sterilisation
Freigabedokumentation	5 Jahre nach Außerbetriebnahme	RKI oder KRINKO BfArM Empfehlung 2012
Freigabedokumentation	10 Jahre	§ 630f Abs. 3 BGB (2)
Mitarbeiterunterweisung	5 Jahre; nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere 5 Jahre	Empfehlung
Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen (STK)	bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle (Kontrolle mind. alle 2 Jahre)	§ 11 Abs. 3, 1 Satz 3 MPBetreibV
Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren	mindestens 1 Jahr	DIN 58 946, DIN 58 947
Übernahmeschein: Entsorgungsnachweise/ Abfallnachweisbuch	3 Jahre	§ 25 Abs. 1 NachwV
Entsorgungsnachweise
Amalgamabscheider- Wartungsbuch	5 Jahre nach dem letzten Eintrag	AbwV (Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5), § 57 WHG, WG, IndVO
Amalgamentsorgung: Nachweise für AmalgamÜbernahmescheine, Entsorgungsnachweise, Abfallnachweisbuch	3 Jahre	§ 25 Abs. 1 NachwV
Steuerliche Unterlagen und Buchungsbelege
Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Lieferscheine, Portokassenbücher, Rechnungen, Quittungen und ähnliche Unterlagen, die Grundlage für eine Buchung sind	10 Jahre⁵	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO⁴ (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) § 14b Abs. 1 UStG
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO	10 Jahre⁵	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO⁴
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre⁵	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO⁶, § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO⁶, § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, § 147 Abs. 3 Satz 2 AO
Freistempler-Abrechnungen	6 Jahre⁵	Empfehlung
Sonstige Dokumentationen
Edelmetallbestandskartei	10 Jahre	Empfehlung
Edelmetallbestandskartei	regional unterschiedlich	regionale KZV-Vereinbarungen oder LZK-Gutachterordnungen
Gutachten/Gutachter - unterlagen	BW: 3 Jahre nach Fertigstellung des Gutachtens regionale Vereinbarungen der KZVen	Gutachterordnung § 4 Abs. 6 LZK BW
Unfallanzeige, Verbandbuch, Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen	5 Jahre	§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1

Gewährleistungsfristen

Was?

Frist

Rechtliche Grundlagen

Füllungen

2 Jahre⁷

§ 136a Abs. 4 SGB V⁸ BMV-Z Anlage 13

Versorgung mit Zahnersatz

2 Jahre⁹

§ 136a Abs. 4 SGB V BMV-Z Anlage 13

Unterweisungen und Fortbildungsnachweise

Was?	Frist	Rechtliche Grundlagen
Unterweisung: Allgemeine Unfallverhütung und Arbeitsschutz, Brandschutz, Erste Hilfe, Umgang mit elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln, Aufklärung Vorsorgeuntersuchungen	bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Technologien/ Arbeitsmittel; regelmäßige Wiederholung mindestens 1 x jährlich	§ 4 DGUV 1, § 12 ArbSchG, ArbMedVV
Unterweisung: Arbeitsmedizinische Vorsorge, Immunisierung, Hygiene, Betriebsanweisungen, Hygieneplan, Gefährdungsbeurteilung, Persönliche Schutzausrüstung, Arbeitsanweisungen zur Aufbereitung von Medizinprodukten, Sterilisation, Praxisabfall	mindestens 1 x jährlich, vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Änderung der Arbeitsbedingungen, die eine Erhöhung der Gefährdung ergeben	§ 14 BioStoffV, §§ 4 Absatz 3, 5 MPBetreibV, TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3, RKI-Empfehlungen 2012, S. 1246 1.1, § 4 DGUV 1
Unterweisung: Datenschutz und Verschwiegenheitsverpflichtung	bei Abschluss des Arbeitsvertrages	§ 203 StGB, DS-GVO, BDSG neu, § 35 SGB (Sozialgeheimnis)
Unterweisung: Umgang mit Druckgeräten (z.B. Kompressor, Sauerstoffflaschen)	mindestens 1 x jährlich	§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 BetrSichV
Unterweisung: Umgang mit Gefahrstoffen	mindestens 1 x jährlich	§ 14 Abs. 2 Satz 5 GefStoffV
Unterweisung: Umgang mit Lasern	vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich	§ 8 Abs. 1 Satz 2 OStrV
Unterweisung: Praxislabor: Unterweisung der Mitarbeiter über sie betreffende Passagen des Hygieneplans sowie vor dem erstmaligen Verwenden von Gefahr - stoffen, Einrichtungen und Arbeitsmitteln	mindestens 1 x jährlich	DGUV 213-850, Ziff. 4.2
Röntgen	vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich	§ 63 (1) StrlSchV
Unterweisung: Unfall- und Gesundheitsgefahren für Jugendliche	bei Einstellung von Jugendlichen, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Technologien/ Arbeitsmittel; Unterweisungen sind mindestens halbjährlich zu wiederholen	§ 29 Abs. 1 und 2 JArbSchG
Unterweisung: Unfall- und Gesundheitsgefahren für werdende oder stillende Mütter	mindestens 1 x jährlich	DGUV Vorschrift 1, MuSchG
Fortbildung: Fachkunde im Strahlenschutz	alle 5 Jahre	§ 48 (1) StrlSchV

Arbeitsmedizinische Untersuchungen

Was?	Frist	Rechtliche Grundlage
Arbeitsmedizinische Vorsorge	Erstuntersuchung: vor Aufnahme der Beschäftigung	§§ 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 ArbMedW; AMR Nr. 2.1
	obligate Nachuntersuchungen: nach 12 und dann alle 12–36 Monate
	fakultative Nachuntersuchungen: bei Verletzungen, Infektionsverdacht
	Unfallmeldungen: bei gegebenem Anlass
Vorsorgeuntersuchung Jugendliche	Erstuntersuchung: Jugendliche vor Beginn der Ausbildung	§ 32 JArbSchG
	Nachuntersuchung: ein Jahr nach Beginn der Ausbildung	§ 33 JArbSchG
	weitere Nachuntersuchung jährlich möglich	§ 34 JArbSchG

Geräte: Wartung, Validierung, sicherheitstechnische Kontrollen

Was?	Frist	Rechtliche Grundlagen
Druckluftbehälter mit max. Druckinhaltsprodukt ≤ 1000	innere Prüfung: alle 5 Jahre Festigkeitsprüfung: alle 10 Jahre	§ 16 BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 4 Ziffer 5.8 BetrSichV
Druckluftbehälter mit Druckinhaltsprodukt >1000	innere Prüfung: alle 5 Jahre Festigkeitsprüfung: alle 10 Jahre	§ 16 BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 4 Ziffer 5.8 BetrSichV
Elektrische Anlagen	ortsfest – alle 4 Jahre und nach Reparaturen ortsveränderlich – Richtwert alle 6 Monate	DGUV Vorschrift 3 § 5
Feuerlöscher: Wartung	alle 2 Jahre	DIN 14406, DIN EN 3
Gasbehälter/Druckbehälter (z. B. Sauerstoff-Flaschen): Wartung	Frist am Behälterhals eingeprägt
Lasereinrichtungen (Klasse 3B und 4): STK	mind. alle 2 Jahre, Validierung ist bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle aufzubewahren	§ 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV in Verbindung mit Anlage 1 MPBetreibV
Medizinprodukte (aktive): STK aktive Medizinprodukte der Anlage 1 MPBetreibV § 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV	mind. alle 2 Jahre, Validierung ist bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle aufzubewahren	§ 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV
Medizinprodukte mit Messfunktion: MTK Medizinprodukte Wartung gemäß Herstellerangaben § 7 MPBetreibV	Die messtechnischen Kontrollen sind innerhalb der in Anlage 2 festgelegten Fristen durchzuführen zwischen 1/2 und 2 Jahren	§ 14 MPBetreibV mit Anlage 2 MPBetreibV
Medizinprodukte: Vorkommnisse	bei gegebenem Anlass unverzüglich an das BfArM	§§ 3 Abs. 2, 5 Abs. 2 MPSV
Sterilisatoren, Reinigungsund Desinfektionsgeräte: Wartung und Validierung	vor Inbetriebnahme, dann in regelmäßigen und festgelegten Abständen	gemäß Hersteller - empfehlungen und den entsprechenden DIN EN ISO Normen für Validierung
Wasserführende Systeme: Mikrobiologische Untersuchung (Wasserproben)	1 x jährlich	Infektionsprävention in der Zahnheilkunde – Anforderungen an die Hygiene S. 382
Röntgengeräte
Abnahmeprüfung	vor Inbetriebnahme, spätestens vier Wochen (bisher zwei Wochen) vor dem beabsichtigten Beginn	§ 19 StrlSchG
Konstanzprüfung ¹⁰	Filmverarbeitung: wöchentlich	§ 116 StrlSchV,
	Röntgengerät: in regelmäßigen Abständen, mindestens monatlich
	Befundungsmonitor: arbeitstäglich	DIN 6868-5
Wartung und Prüfung durch Sachverständigen	5 Jahre	§ 88 (4) StrlSchV
Qualitätsprüfung durch Behörden	Prüffrist liegt im Ermessen der Behörden	§ 149 StrlSchV
Amalgamabscheider
Dokumentation im Wartungsbuch über Entleerung des Abscheiders	bei jedem Behälterwechsel	Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5 AbwV
Funktionsprüfung Anzeigeelemente	jährlich und nach Reparaturen	IndVO
Mitteilung der Indirekteinleitung (entfällt für bereits genehmigte Anlagen!)	Bei Einbau/Inbetriebnahme/ gerätetechnische Änderungen	§ 58 Abs. 1 Satz 1, 2 WHG in Verbindung mit IndVO der Länder
Prüfung des ordnungsgemäßen Zustandes des Amalgamabscheiders durch Sachkundigen (Lieferfirma, Dentaldepot)	alle 5 Jahre, Prüfprotokoll an untere Wasserbehörde versenden	Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5 AbwV
Wartung	entsprechend den Wartungsvorschriften im Prüfbescheid	Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 4 AbwV

Erste Hilfe und Brandschutz

Was?	Frist	Rechtliche Grundlage
Brandschutzordnung	regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen, mind. alle 2 Jahre durch sachkundige Person zu prüfen	DIN 14096
Erste-Hilfe-Kurs	regelmäßig im Team, z. B. 1 x jährlich	Empfehlung QM-Richtlinie des GBA § 4, DGUV V1
Erste-Hilfe- und Notfallplan	regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen, z. B. 1 x jährlich	DGUV Vorschrift 1 §§24 ff.
Feuerlöscher	alle 2 Jahre überprüfen	DIN 14406-4, DIN EN 3
Kennzeichnung Flucht- und Rettungswege	vor Beginn der Praxis- Neueröffnung, nach Umbaumaßnahmen	ASR A 2.3
Verbandkasten/Notfallkoffer: Prüfung auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit Prüfung der Verfallsdaten	regelmäßig, z. B. halbjährlich	Verbandkasten: DIN 13157 ab 50 Mitarbeiter: DIN 13169

Abkürzungen

Abs.: Absatz, AbwV: Verordnung über Anforderungen an das Einleiten von Abwasser in Gewässer, AGG: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, AO: Abgabenordnung, ArbMedVV: Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge, ArbSchG: Arbeitsschutzgesetz, ArbZG: Arbeitszeitgesetz, ASR: Technische Regeln für Arbeitsstätten, BGB: Bürgerliches Gesetzbuch, BDSG: Bundesdatenschutzgesetz, BetrSichV: Betriebssicherheitsverordnung, BfArM: Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte, BGI: Berufsgenossenschaftliche Informationen, BGV: Berufsgenossenschaftliche Vorschriften, BioStoffV: Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei Tätigkeiten mit Biologischen Arbeitsstoffen, BMV-Z: Bundesmantelvertrag Zahnärzte, BW: Baden-Württemberg, DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, DIN: Deutsches Institut für Normung, GefStoffV: Gefahrstoffverordnung, GKV: Gesetzliche Krankenversicherung, DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung, HGB: HandelsgesetzbuchIndVO: Indirekteinleiterverordnung, JArbSchG: Jugendarbeitsschutzgesetz, KBR: Kieferbruch, Kfo: Kieferorthopädie, KZV: Kassenzahnärztliche Vereinigung, LZK: Landeszahnärztekammer, MBO: Musterberufsordnung, MPBetreibV: Medizinprodukte-Betreiberverordnung, MPG: Medizinproduktegesetz, MPSV: Medizinprodukte-Sicherheitsplanverordnung, MTK: messtechnische Kontrolle, MuSchArbV: Verordnung zum Schutze der Mütter am Arbeitsplatz, MuSchG: Mutterschutzgesetz, NachwV: Nachweisverordnung, OStrV: Verordnung zum Schutz der Beschäftigten vor Gefährdungen durch künstliche optische Strahlung, PAR: Parodontal, PKV: Private Krankenversicherung, RKI: Robert Koch-Institut, SGB V: Sozialgesetzbuch V, StGB: Strafgesetzbuch, STK: Sicherheitstechnische Kontrolle, StrlSchG: Strahlenschutzgesetz, , StrlSchV: Strahlenschutzverordnung, TRBA: Technische Regel für Biologische Arbeitsstoffe, USTG: Umsatzsteuergesetz , WG: Wassergesetz, WHG: Wasserhaushaltsgesetz, WL: Westfalen- Lippe, ZE: Zahnersatz.

Fußnoten

1 Die Aufbewahrungsfristen gelten bei einer Praxisaufgabe weiterhin. Im Falle einer Praxisübernahme sollte der Praxisnachfolger die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen übernehmen.

2 § 630f Abs. 3 BGB: „Der Behandelnde hat die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen.“

3 Zum 01.01.2012 wurde die papierlose Abrechnung eingeführt. Die Originalpläne für ZE, KBR und PAR verbleiben aber in der Praxis und unterliegen den Aufbewahrungsfristen.

4 § 147 Abs. 3 AO besagt: „Die […] aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre […] aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“

5 § 147 Abs. 4 AO: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“

6 § 147 Abs. 3 AO besagt, dass die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren sind.

7 Die KZBV und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen haben im Zusammenhang mit § 135 Abs. 4 Satz 5 SGB V folgenden Ausnahmekatalog für Füllungen beschlossen: „Wiederholungsfüllungen innerhalb von zwei Jahren können zu Lasten der Krankenkassen abgerechnet werden bei • Milchzahnfüllungen, • Zahnhalsfüllungen, • mehr als dreiflächigen Füllungen, • Eckenaufbauten im Frontzahnbereich unter Einbeziehung der Schneidekanten, • Fällen, in denen besondere Umstände (z.B. Bruxismus oder Vorerkrankungen) vorliegen, die der Zahnarzt auf dem Krankenblatt festhält. Wiederholungsfüllungen können nicht abgerechnet werden, wenn ein Verschulden des Zahnarztes festgestellt wird.“

8 § 136a Abs. 4 SGB V Satz 5: „Der Zahnarzt übernimmt für Füllungen und die Versorgung mit Zahnersatz eine zweijährige Gewähr. Identische und Teilwiederholungen von Füllungen sowie die Erneuerung und Wiederherstellung von Zahnersatz einschließlich Zahnkronen sind in diesem Zeitraum vom Zahnarzt kostenfrei vorzunehmen. Ausnahmen hiervon bestimmen die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen.“

9 Aus dem BMV-Z: „Die Antragsfrist bei dem Prothetik-Einigungsausschuss bzw. der zuständigen Stelle beträgt 24 Monate. Diese klären die Verschuldensfrage im Einzelfall.“ Es muss also innerhalb von 24 Monaten nach dem Datum der Eingliederung ein Gutachterauftrag vorliegen.

Bei andersartigen Versorgungen hat das Bundesschiedsamt in der „Vereinbarung über das Gutachterverfahren bei der Versorgung mit Zahnersatz und Zahnkronen ab 01.01.2007“ folgendes bestimmt: „Zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und den Spitzenverbänden der Krankenkassen besteht Konsens, dass die Krankenkasse in begründeten Einzelfällen bei andersartigen Versorgungen und sogenannten Mischfällen, ausgeführte prothetische Leistungen innerhalb von 36 Monaten nach der definitiven Eingliederung bei vermuteten Planungs- und/oder Ausführungsmängeln überprüfen lassen kann." Diese Drei-Jahres-Frist ergibt sich aus den Gewährleistungsregelungen des BGB.

10 Die Abstände der Konstanzprüfungen werden in der Strahlenschutzverordnung nicht mehr präzisiert. Da aber bereits die geltende Qualitätssicherungsrichtlinie auf die entsprechenden Regelungen in der Norm DIN 6868-5 verweist, ergeben sich für Zahnärzte daraus keine Änderungen.

11 Es besteht keine arbeitsrechtliche Pflicht, Personalakten des ausgeschiedenen Mitarbeiters noch eine bestimmte Zeit aufzubewahren.

Was?	Frist	Rechtliche Grundlagen
Sterilbarrieresystem	bei ungeschützter Lagerung: max. 48 Stunden bei geschützter Lagerung bis zu 6 Monate, jedoch nicht länger als das Verfallsdatum	DIN 58953 Teil 9, RKI-Empfehlungen
Verpackungssystem (Kombination aus Steril - barrieresystem und Schutzverpackung)	5 Jahre, sofern keine andere Verfallsfrist vom Hersteller festgelegt ist	DIN 58953 Teil 9, RKI-Empfehlungen