Abrechnung Zahnmedizin
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Aufbewahrungsfristen

  • Aufbewahrungsfristen1

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlagen

    Behandlungsunterlagen

    Aufzeichnung über zahnärztliche Behandlungen (Befundaufnahme, Aufklärungsbögen, Einwilligungen, zahnärztliche Behandlungsdaten, diagnostische Unterlagen, Gutachten, Arztbriefe)

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    630f Abs. 3 BGB2, § 12 Abs. 1 MBO der BZÄK

    Hinweis: § 199 Abs. 2 BGB Ablauf der Verjährungsfrist im Schadensrecht nach 30 Jahren

    10 Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Behandlung abgerechnet wurde, soweit nicht andere Vorschriften eine abweichende Aufbewahrungszeit vorschreiben

    § 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z

    Auslandsbehandlung überund zwischenstaatliches Krankenversicherungsrecht: Erklärung Vordruck 81 und Kopie Dokumentation Vordruck 80

    2 Jahre

    Merkblatt vertragszahnärztliche Versorgung im Ausland versicherter Personen Vereinbarung zum Zwischenstaatlichen Krankenversicherungsrecht § 2 Abs. 3 Satz 4

    Betäubungsmittelrezept (Formblatt

    3 Jahre

    § 8 Abs. 5 BtMVV

    Betäubungsmittelanforderungsschein (Formblatt)

    3 Jahre ab der letzten Eintragung

    § 10 Abs. 4 BtMVV

    Betäubungsmittelbücher

    3 Jahre ab der letzten Eintragung

    § 13 Abs.3 Satz 1 BtMVV

    Durchschrift von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    § 630f Abs. 3 BGB2

    mindestens 12 Monate ab Tag der Ausstellung

    Anlage 14b BMV-Z BMV-Z Abschnitt C Erläuterung und Ausfüllhinweise zu den Formularen aus dem vertragsärztlichen Bereich, die auch für den vertragszahnärztlichen Bereich anzuwenden sind.

    Heil- und Kostenpläne KBR, PAR, ZE3

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    § 630f Abs. 3 BGB2 + § 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z

    Heil- und Kostenpläne ZE (Regel- und gleichartige Versorgung)

    mindestens 2 Jahre entsprechend der Gewährleistungspflicht

    § 136a Abs. 4 SGB V, Gewährleistungsfrist

    Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und Kfo)

    5-15 Jahre mindestens 5 Jahre und im Falle von implantierbaren Produkten mindestens 15 Jahre aufzubewahren

    § 7 Abs. 5 Satz 3 MPV

    Krankenscheine/-ausweis: Bundeswehr, Zivildienst, Polizei, Sozialamt, Bundesversorgungsgesetz u. a.

    2 Jahre, mindestens bis zur Abrechnung (hierbei handelt es sich um eine Empfehlung, keine gesetzliche Regelung)

    regionale Vereinbarungen der KZVen

    Laborrechnungen

    siehe >> Steuerliche Unterlagen und Buchungsbelege

     

    Materialbelege (KBR, Kfo, ZE)

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    § 630f Abs. 3 BGB2

    Modelle (Situations- und Planungsmodelle): ZE, KFO, PAR, KBR

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    § 630 f Abs. 3 BGB § 12 Abs. 1 MBO der BZÄK und neu § 8 Abs. 3 BMV-Z

    Parodontalstatus (Blatt 1 und 2)

    10 Jahre nach Abschluss der Behandlung

    § 630f Abs. 3 BGB2

    Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen

    siehe >> Röntgen

     

    Terminbuch

    10 Jahre die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs

    § 147 Abs. 1, 3, 4 AO

    Personalunterlagen11

    Abrechnungsdaten/ Buchungsbelege

    10 Jahre, ggf. 6 Jahre (sofern weder Buchungsbelege nicht Bilanzunterlagen)

    § 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB

    Arbeitszeitnachweise bei einer über eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehenden Arbeitszeit

    2 Jahre Bei Jugendlichen: mindestens bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung (§ 50 Abs. 2 JArbSchG)

    § 16 Abs. 2 ArbZG

    Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei

    mindestens bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers

    § 3 Abs. 4 ArbMedVV AMR 6.1. 2 Absatz 4

    Arbeitszeitnachweis über 8 Stunden täglich

    2 Jahre

    § 16 Abs. 2 ArbZG

    Ärztliche Bescheinigungen über Untersuchungen der Arbeitnehmer (arbeitsmedizinische Vorsorge - bescheinigungen)

    bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers, 10 Jahre ab Ausscheiden, Arbeitnehmer erhält Kopie

    § 3 Abs. 4 ArbMedVV

    bis zum 18. Lebensjahr des Arbeitnehmers

    § 41 JArbSchG

    Aufbewahrung Bewerberunterlagen

    3 Monate/max. 6 Monate

    § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO

    Aufzeichnung über Beschäftigung werdender/stillender Mütter

    mindestens bis zu 2 Jahren nach der letzten Eintragung

    § 27 Abs. 5 MuSchG

    Einweisung des Personals in Bedienung von Medizingeräten gemäß Medizinproduktegesetz bzw. Medizinprodukte- Betreiberverordnung

    Aufbewahrung empfohlen

    § 4 Abs. 3 MPBetreibV

    Fortbildungsnachweis Vertragszahnarzt

    Nachweis spätestens 2 Jahre nach Ablauf des 5-Jahres-Zeitraumes

    § 95d Abs. 3 SGB V

    Gehaltslisten/Gehaltsquittungen

    10 Jahre

    § 147 Abs. 1, 3, 4 AO

    Jugendschutzunterlagen

    2 Jahre nach der letzten Eintragung

    § 50 Abs. 2 JArbSchG

    Kommunikations-/Kontaktdaten

    3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

    § 195 BGB

    Lohn- und Gehaltskonten, Lohnsteueranmeldung

    10 Jahre, ggf. 6 Jahre (sofern weder Buchungsbelege nicht Bilanzunterlagen)

    § 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB

    Sonstige Unterweisung von Mitarbeitern

    5 Jahre empfohlen, weitere 5 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters

     

    Stammdaten

    10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

    § 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB

    Unterweisung Jugendlicher über Gefahren gemäß Jugend arbeitsschutzgesetz

    Aufbewahrung empfohlen in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich, zu wiederholen

    § 29 JArbSchG

    Unterweisung zum Umgang mit Biologischen Arbeitsstoffen

    Aufbewahrung empfohlen

    BioStoffV § 14 Absatz 4, TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3

    Unterweisung nach Strahlenschutzverordnung

    vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich

    § 63 (1) StrlSchV

    Unterweisung über auftretende Gefährdungen und entsprechende Schutzmaßnahmen/ Unterweisung zum Umgang mit Gefahrstoffen

    Aufbewahrung empfohlen

    § 14 Absatz 2 Satz 1 Gef- StoffV DGUV Vorschrift 1 § 4

    bei UV-Strahlung: 30 Jahre vorgeschrieben

    § 3 Abs. 4 Satz 5 OStrV

    Unterweisung Anspruch auf arbeitsmedizinische Vorsorge

    Aufbewahrung empfohlen

    TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3, ArbMedVV

    Vertragsdaten

    10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

    § 147 Abs. 1, 3, 4, AO, § 257 Abs. 1,4,5 HGB

    Prüfnachweise

    Feuerlöscher (Prüfberichte, Prüfvermerke)

    2 Jahre empfohlen

    ASR 2.2 7.5.1 Satz 1; 7.5.2 Satz 1

    Gefahrstoff-Messungen

    30 Jahre empfohlen

    § 7 Abs. 8 GefStoffV, § 199 Abs. 2 BGB

    Gefahrstoff-Sicherheits - datenblatt

    10 Jahre

    Art. 36, Satz 1 REACH-Verordnung (EG Nr. 1907/2006)

    Medizinproduktebuch

    5 Jahre nach Außerbetriebnahme

    § 12 Abs. 3 MPBetreibV

    Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen (STK)

    bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle (Kontrolle mind. alle 2 Jahre)

    § 11 Abs. 3, 1 Satz 3 MPBetreibV

    Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren

    mindestens 1 Jahr

    DIN 58 946, DIN 58 947

    Röntgen

     

     

    Aufzeichnung über Einweisung bei Inbetriebnahme

    für die Dauer des Betriebes

    § 98 Abs. 4. StrlSchV

    Aufzeichnungen sowie Röntgenbilder, digitale Bilddaten und sonstige Untersuchungsdaten

    1. im Falle von Behandlungen für eine Dauer von 30 Jahren

    2. im Falle von Untersuchungen a) einer volljährigen Person für eine Dauer von 10 Jahren, b) bei einer minderjährigen Person bis zur Vollendung ihres 28. Lebensjahres

    § 85 Abs. (2) Satz 1 und 2 StrlSchG

    Konstanzprüfung

    10 Jahre nach Abschluss der Prüfung

    § 117Abs. (2) Satz 2 StrlSchV

    Mitarbeiterunterweisung

    5 Jahre

    § 63 (6) StrlSchV

    Protokoll der Abnahmeprüfung, Referenzaufnahmen

    Dauer des Betriebes, mindestens jedoch 3 Jahre nach dem Abschluss der nächsten vollständigen Abnahmeprüfung

    § 117Absatz (2) 1 StrlSchV

    Bereithalten des Gesetzestextes

    elektronische Speicherung der Strahlenschutzverantwortliche muss dafür sorgen, dass das Strahlenschutzgesetz und die Strahlenschutzverordnung zur Einsicht ständig verfügbar gehalten werden

    § 46 StrlSchV

    Sterilisation

     

     

    Freigabedokumentation

    5 Jahre nach Außerbetriebnahme

    RKI oder KRINKO BfArM Empfehlung 2012

    10 Jahre

    § 630f Abs. 3 BGB (2)

    Mitarbeiterunterweisung

    5 Jahre; nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere 5 Jahre

    Empfehlung

    Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen (STK)

    bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle (Kontrolle mind. alle 2 Jahre)

    § 11 Abs. 3, 1 Satz 3 MPBetreibV

    Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren

    mindestens 1 Jahr

    DIN 58 946, DIN 58 947

    Übernahmeschein: Entsorgungsnachweise/ Abfallnachweisbuch

    3 Jahre

    § 25 Abs. 1 NachwV

    Entsorgungsnachweise

    Amalgamabscheider- Wartungsbuch

    5 Jahre nach dem letzten Eintrag

    AbwV (Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5), § 57 WHG, WG, IndVO

    Amalgamentsorgung: Nachweise für AmalgamÜbernahmescheine, Entsorgungsnachweise, Abfallnachweisbuch

    3 Jahre

    § 25 Abs. 1 NachwV

    Steuerliche Unterlagen und Buchungsbelege

    Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Lieferscheine, Portokassenbücher, Rechnungen, Quittungen und ähnliche Unterlagen, die Grundlage für eine Buchung sind

    10 Jahre5

    § 147 Abs. 3 Satz 1 AO4 (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) § 14b Abs. 1 UStG

    Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO

    10 Jahre5

    § 147 Abs. 3 Satz 1 AO4

    Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

    6 Jahre5

    § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO6, § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO6, § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, § 147 Abs. 3 Satz 2 AO

    Freistempler-Abrechnungen

    6 Jahre5

    Empfehlung

    Sonstige Dokumentationen

    Edelmetallbestandskartei

    10 Jahre

    Empfehlung

    regional unterschiedlich

    regionale KZV-Vereinbarungen oder LZK-Gutachterordnungen

    Gutachten/Gutachter - unterlagen

    BW: 3 Jahre nach Fertigstellung des Gutachtens regionale Vereinbarungen der KZVen

    Gutachterordnung § 4 Abs. 6 LZK BW

    Unfallanzeige, Verbandbuch, Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen

    5 Jahre

    § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1

  • Gewährleistungsfristen

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlagen

    Füllungen

    2 Jahre7

    § 136a Abs. 4 SGB V8 BMV-Z Anlage 13

    Versorgung mit Zahnersatz

    2 Jahre9

    § 136a Abs. 4 SGB V BMV-Z Anlage 13

  • Unterweisungen und Fortbildungsnachweise

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlagen

    Unterweisung: Allgemeine Unfallverhütung und Arbeitsschutz, Brandschutz, Erste Hilfe, Umgang mit elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln, Aufklärung Vorsorgeuntersuchungen

    bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Technologien/ Arbeitsmittel; regelmäßige Wiederholung mindestens 1 x jährlich

    § 4 DGUV 1, § 12 ArbSchG, ArbMedVV

    Unterweisung: Arbeitsmedizinische Vorsorge, Immunisierung, Hygiene, Betriebsanweisungen, Hygieneplan, Gefährdungsbeurteilung, Persönliche Schutzausrüstung, Arbeitsanweisungen zur Aufbereitung von Medizinprodukten, Sterilisation, Praxisabfall

    mindestens 1 x jährlich, vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Änderung der Arbeitsbedingungen, die eine Erhöhung der Gefährdung ergeben

    § 14 BioStoffV, §§ 4 Absatz 3, 5 MPBetreibV, TRBA 250 Ziffer 7.2.1 und 7.2.3, RKI-Empfehlungen 2012, S. 1246 1.1, § 4 DGUV 1

    Unterweisung: Datenschutz und Verschwiegenheitsverpflichtung

    bei Abschluss des Arbeitsvertrages

    § 203 StGB, DS-GVO, BDSG neu, § 35 SGB (Sozialgeheimnis)

    Unterweisung: Umgang mit Druckgeräten (z.B. Kompressor, Sauerstoffflaschen)

    mindestens 1 x jährlich

    § 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 BetrSichV

    Unterweisung: Umgang mit Gefahrstoffen

    mindestens 1 x jährlich

    § 14 Abs. 2 Satz 5 GefStoffV

    Unterweisung: Umgang mit Lasern

    vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich

    § 8 Abs. 1 Satz 2 OStrV

    Unterweisung: Praxislabor: Unterweisung der Mitarbeiter über sie betreffende Passagen des Hygieneplans sowie vor dem erstmaligen Verwenden von Gefahr - stoffen, Einrichtungen und Arbeitsmitteln

    mindestens 1 x jährlich

    DGUV 213-850, Ziff. 4.2

    Röntgen

    vor Aufnahme der Tätigkeit, anschließend jährlich

    § 63 (1) StrlSchV

    Unterweisung: Unfall- und Gesundheitsgefahren für Jugendliche

    bei Einstellung von Jugendlichen, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Technologien/ Arbeitsmittel; Unterweisungen sind mindestens halbjährlich zu wiederholen

    § 29 Abs. 1 und 2 JArbSchG

    Unterweisung: Unfall- und Gesundheitsgefahren für werdende oder stillende Mütter

    mindestens 1 x jährlich

    DGUV Vorschrift 1, MuSchG

    Fortbildung: Fachkunde im Strahlenschutz

    alle 5 Jahre

    § 48 (1) StrlSchV

  • Arbeitsmedizinische Untersuchungen

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlage

    Arbeitsmedizinische Vorsorge

    Erstuntersuchung: vor Aufnahme der Beschäftigung

    §§ 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 ArbMedW; AMR Nr. 2.1

    obligate Nachuntersuchungen: nach 12 und dann alle 12–36 Monate

    fakultative Nachuntersuchungen: bei Verletzungen, Infektionsverdacht

    Unfallmeldungen: bei gegebenem Anlass

    Vorsorgeuntersuchung Jugendliche

    Erstuntersuchung: Jugendliche vor Beginn der Ausbildung

    § 32 JArbSchG

    Nachuntersuchung: ein Jahr nach Beginn der Ausbildung

    § 33 JArbSchG

    weitere Nachuntersuchung jährlich möglich

    § 34 JArbSchG

  • Lagerung von Sterilgut

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlagen

    Sterilbarrieresystem

    bei ungeschützter Lagerung: max. 48 Stunden bei geschützter Lagerung bis zu 6 Monate, jedoch nicht länger als das Verfallsdatum

    DIN 58953 Teil 9, RKI-Empfehlungen

    Verpackungssystem (Kombination aus Steril - barrieresystem und Schutzverpackung)

    5 Jahre, sofern keine andere Verfallsfrist vom Hersteller festgelegt ist

  • Geräte: Wartung, Validierung, sicherheitstechnische Kontrollen

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlagen

    Druckluftbehälter mit max. Druckinhaltsprodukt ≤ 1000

    innere Prüfung: alle 5 Jahre Festigkeitsprüfung: alle 10 Jahre

    § 16 BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 4 Ziffer 5.8 BetrSichV

    Druckluftbehälter mit Druckinhaltsprodukt >1000

    innere Prüfung: alle 5 Jahre Festigkeitsprüfung: alle 10 Jahre

    § 16 BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 4 Ziffer 5.8 BetrSichV

    Elektrische Anlagen

    ortsfest – alle 4 Jahre und nach Reparaturen ortsveränderlich – Richtwert alle 6 Monate

    DGUV Vorschrift 3 § 5

    Feuerlöscher: Wartung

    alle 2 Jahre

    DIN 14406, DIN EN 3

    Gasbehälter/Druckbehälter (z. B. Sauerstoff-Flaschen): Wartung

    Frist am Behälterhals eingeprägt

     

    Lasereinrichtungen (Klasse 3B und 4): STK

    mind. alle 2 Jahre, Validierung ist bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle aufzubewahren

    § 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV in Verbindung mit Anlage 1 MPBetreibV

    Medizinprodukte (aktive): STK aktive Medizinprodukte der Anlage 1 MPBetreibV § 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV

    mind. alle 2 Jahre, Validierung ist bis zur nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle aufzubewahren

    § 11 Abs. 1 Satz 3 MPBetreibV

    Medizinprodukte mit Messfunktion: MTK

    Medizinprodukte Wartung

    gemäß Herstellerangaben

    § 7 MPBetreibV

    Die messtechnischen Kontrollen sind innerhalb der in Anlage 2 festgelegten Fristen durchzuführen zwischen 1/2 und 2 Jahren

    § 14 MPBetreibV mit Anlage 2 MPBetreibV

    Medizinprodukte: Vorkommnisse

    bei gegebenem Anlass unverzüglich an das BfArM

    §§ 3 Abs. 2, 5 Abs. 2 MPSV

    Sterilisatoren, Reinigungsund Desinfektionsgeräte: Wartung und Validierung

    vor Inbetriebnahme, dann in regelmäßigen und festgelegten Abständen

    gemäß Hersteller - empfehlungen und den entsprechenden DIN EN ISO Normen für Validierung

    Wasserführende Systeme: Mikrobiologische Untersuchung (Wasserproben)

    1 x jährlich

    Infektionsprävention in der Zahnheilkunde – Anforderungen an die Hygiene S. 382

    Röntgengeräte

    Abnahmeprüfung

    vor Inbetriebnahme, spätestens vier Wochen (bisher zwei Wochen) vor dem beabsichtigten Beginn

    § 19 StrlSchG

    Konstanzprüfung 10

    Filmverarbeitung: wöchentlich

    § 116 StrlSchV,

    Röntgengerät: in regelmäßigen Abständen, mindestens monatlich

     

    Befundungsmonitor: arbeitstäglich

    DIN 6868-5

    Wartung und Prüfung durch Sachverständigen

    5 Jahre

    § 88 (4) StrlSchV

    Qualitätsprüfung durch Behörden

    Prüffrist liegt im Ermessen der Behörden

    § 149 StrlSchV

    Amalgamabscheider

    Dokumentation im Wartungsbuch über Entleerung des Abscheiders

    bei jedem Behälterwechsel

    Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5 AbwV

    Funktionsprüfung Anzeigeelemente

    jährlich und nach Reparaturen

    IndVO

    Mitteilung der Indirekteinleitung (entfällt für bereits genehmigte Anlagen!)

    Bei Einbau/Inbetriebnahme/ gerätetechnische Änderungen

    § 58 Abs. 1 Satz 1, 2 WHG in Verbindung mit IndVO der Länder

    Prüfung des ordnungsgemäßen Zustandes des Amalgamabscheiders durch Sachkundigen (Lieferfirma, Dentaldepot)

    alle 5 Jahre, Prüfprotokoll an untere Wasserbehörde versenden

    Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 5 AbwV

    Wartung

    entsprechend den Wartungsvorschriften im Prüfbescheid

    Anhang 50 E Abs. 2 Nr. 4 AbwV

  • Erste Hilfe und Brandschutz

    Was?

    Frist

    Rechtliche Grundlage

    Brandschutzordnung

    regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen, mind. alle 2 Jahre durch sachkundige Person zu prüfen

    DIN 14096

    Erste-Hilfe-Kurs

    regelmäßig im Team, z. B. 1 x jährlich

    Empfehlung QM-Richtlinie des GBA § 4, DGUV V1

    Erste-Hilfe- und Notfallplan

    regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen, z. B. 1 x jährlich

    DGUV Vorschrift 1 §§24 ff.

    Feuerlöscher

    alle 2 Jahre überprüfen

    DIN 14406-4, DIN EN 3

    Kennzeichnung Flucht- und Rettungswege

    vor Beginn der Praxis- Neueröffnung, nach Umbaumaßnahmen

    ASR A 2.3

    Verbandkasten/Notfallkoffer: Prüfung auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit Prüfung der Verfallsdaten

    regelmäßig, z. B. halbjährlich

    Verbandkasten: DIN 13157 ab 50 Mitarbeiter: DIN 13169

  • Abkürzungen

    Abs.: Absatz, AbwV: Verordnung über Anforderungen an das Einleiten von Abwasser in Gewässer, AGG: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, AO: Abgabenordnung, ArbMedVV: Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge, ArbSchG: Arbeitsschutzgesetz, ArbZG: Arbeitszeitgesetz, ASR: Technische Regeln für Arbeitsstätten, BGB: Bürgerliches Gesetzbuch, BDSG: Bundesdatenschutzgesetz, BetrSichV: Betriebssicherheitsverordnung, BfArM: Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte, BGI: Berufsgenossenschaftliche Informationen, BGV: Berufsgenossenschaftliche Vorschriften, BioStoffV: Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei Tätigkeiten mit Biologischen Arbeitsstoffen, BMV-Z: Bundesmantelvertrag Zahnärzte, BW: Baden-Württemberg, DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, DIN: Deutsches Institut für Normung, GefStoffV: Gefahrstoffverordnung, GKV: Gesetzliche Krankenversicherung, DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung, HGB: HandelsgesetzbuchIndVO: Indirekteinleiterverordnung, JArbSchG: Jugendarbeitsschutzgesetz, KBR: Kieferbruch, Kfo: Kieferorthopädie, KZV: Kassenzahnärztliche Vereinigung, LZK: Landeszahnärztekammer, MBO: Musterberufsordnung, MPBetreibV: Medizinprodukte-Betreiberverordnung, MPG: Medizinproduktegesetz, MPSV: Medizinprodukte-Sicherheitsplanverordnung, MTK: messtechnische Kontrolle, MuSchArbV: Verordnung zum Schutze der Mütter am Arbeitsplatz, MuSchG: Mutterschutzgesetz, NachwV: Nachweisverordnung, OStrV: Verordnung zum Schutz der Beschäftigten vor Gefährdungen durch künstliche optische Strahlung, PAR: Parodontal, PKV: Private Krankenversicherung, RKI: Robert Koch-Institut, SGB V: Sozialgesetzbuch V, StGB: Strafgesetzbuch, STK: Sicherheitstechnische Kontrolle, StrlSchG: Strahlenschutzgesetz, , StrlSchV: Strahlenschutzverordnung, TRBA: Technische Regel für Biologische Arbeitsstoffe, USTG: Umsatzsteuergesetz , WG: Wassergesetz, WHG: Wasserhaushaltsgesetz, WL: Westfalen- Lippe, ZE: Zahnersatz.

  • Fußnoten

    1 Die Aufbewahrungsfristen gelten bei einer Praxisaufgabe weiterhin. Im Falle einer Praxisübernahme sollte der Praxisnachfolger die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen übernehmen.

    2 § 630f Abs. 3 BGB: „Der Behandelnde hat die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen.“

    3 Zum 01.01.2012 wurde die papierlose Abrechnung eingeführt. Die Originalpläne für ZE, KBR und PAR verbleiben aber in der Praxis und unterliegen den Aufbewahrungsfristen.

    4 § 147 Abs. 3 AO besagt: „Die […] aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre […] aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“

    5 § 147 Abs. 4 AO: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“

    6 § 147 Abs. 3 AO besagt, dass die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren sind.

    7 Die KZBV und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen haben im Zusammenhang mit § 135 Abs. 4 Satz 5 SGB V folgenden Ausnahmekatalog für Füllungen beschlossen: „Wiederholungsfüllungen innerhalb von zwei Jahren können zu Lasten der Krankenkassen abgerechnet werden bei • Milchzahnfüllungen, • Zahnhalsfüllungen, • mehr als dreiflächigen Füllungen, • Eckenaufbauten im Frontzahnbereich unter Einbeziehung der Schneidekanten, • Fällen, in denen besondere Umstände (z.B. Bruxismus oder Vorerkrankungen) vorliegen, die der Zahnarzt auf dem Krankenblatt festhält. Wiederholungsfüllungen können nicht abgerechnet werden, wenn ein Verschulden des Zahnarztes festgestellt wird.“

    8 § 136a Abs. 4 SGB V Satz 5: „Der Zahnarzt übernimmt für Füllungen und die Versorgung mit Zahnersatz eine zweijährige Gewähr. Identische und Teilwiederholungen von Füllungen sowie die Erneuerung und Wiederherstellung von Zahnersatz einschließlich Zahnkronen sind in diesem Zeitraum vom Zahnarzt kostenfrei vorzunehmen. Ausnahmen hiervon bestimmen die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen.“

    9 Aus dem BMV-Z: „Die Antragsfrist bei dem Prothetik-Einigungsausschuss bzw. der zuständigen Stelle beträgt 24 Monate. Diese klären die Verschuldensfrage im Einzelfall.“ Es muss also innerhalb von 24 Monaten nach dem Datum der Eingliederung ein Gutachterauftrag vorliegen.

    Bei andersartigen Versorgungen hat das Bundesschiedsamt in der „Vereinbarung über das Gutachterverfahren bei der Versorgung mit Zahnersatz und Zahnkronen ab 01.01.2007“ folgendes bestimmt: „Zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und den Spitzenverbänden der Krankenkassen besteht Konsens, dass die Krankenkasse in begründeten Einzelfällen bei andersartigen Versorgungen und sogenannten Mischfällen, ausgeführte prothetische Leistungen innerhalb von 36 Monaten nach der definitiven Eingliederung bei vermuteten Planungs- und/oder Ausführungsmängeln überprüfen lassen kann." Diese Drei-Jahres-Frist ergibt sich aus den Gewährleistungsregelungen des BGB.

    10 Die Abstände der Konstanzprüfungen werden in der Strahlenschutzverordnung nicht mehr präzisiert. Da aber bereits die geltende Qualitätssicherungsrichtlinie auf die entsprechenden Regelungen in der Norm DIN 6868-5 verweist, ergeben sich für Zahnärzte daraus keine Änderungen.

    11 Es besteht keine arbeitsrechtliche Pflicht, Personalakten des ausgeschiedenen Mitarbeiters noch eine bestimmte Zeit aufzubewahren.